Bei der beschleunigten Digitalisierung sitzen CIOs am Steuer

Auf der Jahrestagung der National Association of State CIOs (NASCIO) im Oktober 2021 in Seattle kamen die IT-Beauftragten der US-Bundesstaaten erstmals seit längerer Zeit bei einer Präsenzveranstaltung zusammen.Die Tagung war entsprechend gut besucht, und im Laufe der vier Tage ergaben sich hervorragende Gelegenheiten zum Erfahrungsaustausch über Best Practices sowie mittel- und langfristige Zukunftsstrategien. Die zentralen Themen und Kernpunkte der Veranstaltung fanden auch Eingang in den zeitgleich von der NASCIO veröffentlichten Report State of the CIO. 

Insbesondere bestätigten die im Report präsentierten Ergebnisse, dass keine Rückkehr zu Arbeitsmodellen aus der Zeit vor der Covid-Pandemie zu erwarten steht. Im Zuge der zunehmenden Abhängigkeit der Organisationen von digitalen Lösungen hat auch die Rolle des CIO eine gesteigerte Wahrnehmung und Wertschätzung erfahren.Daran anknüpfend sollen hier einige Erkenntnisse und Überlegungen zur weiteren Entwicklung der Aufgabenbereiche von IT-Beauftragten der US-Bundesstaaten vorgestellt werden.

Die Fahrt geht in Richtung Bürgerservice

Traditionell verstanden CIOs die bundesstaatlichen Behörden als ihre Kunden. Heute hat sich dieser Schwerpunkt verlagert, sodass nun der Bürger in der öffentlichen Verwaltung im Mittelpunkt steht. Die angebotenen Lösungen und Dienste müssen so konzipiert werden, dass Behördengänge von jedem beliebigen Gerät aus möglichst einfach und bequem online erledigt werden können. Das kommt nicht nur den Bürgerinnen und Bürgern bei der Nutzung dieser Lösungen und Dienste zugute, sondern entlastet auch die Mitarbeiter der Behörden und das Geschäftsvolumen. Je mehr unkomplizierte Routinetransaktionen automatisiert werden können, desto mehr Zeit bleibt für anspruchsvollere strategische Aufgaben und Themen. 

In Zukunft soll den Bürgern zentraler Selfservice per Mausklick oder Handy ermöglicht werden. Bis es soweit ist, gibt es allerdings noch einige Hindernisse zu überwinden. Insbesondere der Datenaustausch zwischen den einzelnen Behörden erweist sich nach wie vor als Pferdefuß. Schuld daran sind nicht nur Datensilos und Legacy-Systeme, sondern auch politische und datenschutzrechtliche Bedenken. Theoretisch wäre beispielsweise die Einrichtung einer zentralen digitalen Anlaufstelle zur Verlängerung von Führerscheinen, Angelscheinen usw. sowie zur gleichzeitigen Entrichtung aller fälligen Steuern und Gebühren denkbar. In der Praxis scheitert dies bislang an der mangelnden Zusammenarbeit zwischen den jeweils zuständigen Stellen. Der aktuelle Trend zur gemeinsamen Ausrichtung auf den Bürgerservice und auf ein einheitliches bundesstaatliches Angebot lässt jedoch einen baldigen Abbau dieser Hindernisse erhoffen.

Reicht die eine Inspektion oder muss ein Neuwagen angeschafft werden?

Um die Erwartungen der Bürger zu erfüllen und die Einführung einschlägiger Anwendungen zu beschleunigen, kommen zunehmend Low-Code-Lösungen zum Einsatz. Entsprechend wird Low Code in der NASCIO-Studie – noch vor KI – als wichtigste Technologie genannt. Dabei ist allerdings zu bedenken, dass damit lediglich ein System durch ein anderes ersetzt wird. 

Bevor man die Modernisierung eines Systems oder Prozesses in Angriff nimmt, ist es sinnvoll, sich die aktuellen Abläufe aus der Perspektive der User zu vergegenwärtigen – und zwar sowohl der Bürgerinnen und Bürger, die die Services in Anspruch nehmen, als auch der Verwaltungsmitarbeiter, die sie bereitstellen. Ist das betreffende System überhaupt noch zeitgemäß? Oder bietet sich angesichts der Bandbreite an digitalen Ressourcen, die Organisationen heutzutage zur Verfügung stehen, vielleicht eine bessere Alternative an? Die Pandemie machte die kurzfristige Umsetzung taktischer Pläne und den raschen Umstieg auf digitale Arbeitsmodelle erforderlich, damit Behörden überhaupt funktionsfähig blieben. Jetzt ist es an der Zeit, die Entwicklungen des letzten Jahres Revue passieren zu lassen und wieder zum strategischen Denken überzugehen. Welche Best Practices gibt es zur Optimierung des Serviceangebots mit den neuen technischen Möglichkeiten und Arbeitsabläufen?

Ziehen Sie Mitarbeiter an oder schrecken Sie sie ab?

Die sogenannte „Great Resignation“ – die massenhafte Kündigung US-amerikanischer Arbeitnehmer – ist nicht auf den privaten Sektor beschränkt. Organisationen auf bundesstaatlicher und kommunaler Ebene sind ebenfalls betroffen. Genauso wie Privatunternehmen sind sie gefordert, qualifizierte Arbeitskräfte durch entsprechende Anreize anzuwerben und langfristig zu binden. Dazu gehört auch, flexible Konzepte, die das Arbeiten im Homeoffice ermöglichen, dauerhaft als Option anzubieten – sofern sie sich als produktiv erwiesen haben und von der Belegschaft erwartet werden. Nicht zuletzt können Behörden durch die Möglichkeit zur Remote-Arbeit ihren Bewerberpool erweitern, indem z. B. mit konkurrenzfähigeren Gehaltsangeboten gezielt Arbeitskräfte aus ländlichen Regionen angeworben werden.

Digitale Sicherheitsgurte sind unverzichtbar 

Organisationen, die Remote-Arbeit als Option anbieten, stehen jedoch vor zusätzlichen Sicherheitsherausforderungen. Denn mit der Anzahl der Remote-Mitarbeiter erhöht sich naturgemäß die Anzahl der User, die von außerhalb auf das Netzwerk zugreifen. Zscaler ist hervorragend aufgestellt, um die Probleme zu bewältigen, die mit der Sicherung einer Remote-Belegschaft einhergehen. Auf der NASCIO-Tagung war Zero Trust in aller Munde. Für viele Behörden hat es derzeit höchste Priorität, kosteneffiziente Möglichkeiten zu finden, um einen sicheren Zugriff des verteilten Personals auf ein breites Spektrum digitaler Anwendungen zu gewährleisten. Durch die Verlagerung der Sicherheitsarchitektur vom Rechenzentrum in die Cloud lassen sich die Kosten für die Unterhaltung physischer Sicherheitsressourcen reduzieren. Zudem lässt sich die Architektur so einfacher verwalten und je nach Bedarf den Usern zugänglich machen. Sicherheitslösungen müssen unkompliziert zu handhaben sein, sonst fühlen sich die Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit beeinträchtigt und halten sich nicht an die einschlägigen Richtlinien.

Über die Verbesserung der Sicherheit hinaus unterstützt Zero Trust Behörden auch bei der Modernisierung ihrer IT-Verwaltung. Im Zuge der Implementierung erhalten Organisationen wertvolle Einblicke in den aktuellen Zustand ihrer IT-Ressourcen, einschließlich eventuell vorhandener Legacy-Technologien.

Gelten demnächst wieder die alten Tempolimits für die Auftragsvergabe?

Im Rahmen der unmittelbaren Reaktion auf die Covid-Pandemie wurden die Regeln und Verfahren für öffentliche Ausschreibungen teilweise gelockert. Dadurch sollte die Beschaffung dringend benötigter Technologien und Services entbürokratisiert und die Behörden in die Lage versetzt werden, die Umstellung auf Remote-Arbeit und Onlineservices für die Bürger möglichst zügig über die Bühne zu bringen. Dem NASCIO-Report zufolge gehen CIOs davon aus, dass diese Beschaffungsänderungen nach Bewältigung der Krise wieder rückgängig gemacht werden. Im Sinne eines verantwortungsvollen Umgangs mit Steuergeldern wäre eine Rückkehr zur „alten Normalität“ durchaus zu begrüßen. Denn nur durch eine strenge Rechenschaftspflicht im behördlichen Beschaffungswesen lässt sich die faire und effektive Verwendung öffentlicher Mittel gewährleisten. Die General Services Administration (GAS) sowie das neue StateRAMP-Programm für Cloud-Anbieter stellen den Bundesstaaten indes verschiedene sichere Optionen zur Beschleunigung der Auftragsvergabe für geplante Anschaffungen bereit. 

Auf der NASCIO-Jahrestagung jedenfalls lag Aufbruchstimmung in der Luft. Die IT-Beauftragten der US-Bundesstaaten gingen mit viel Engagement und Innovationsfreude an die Routenplanung für die Zeit nach der Covid-Krise heran. Das Team von Zscaler freut sich darauf, sie mit Lösungen, die eine sichere und unkomplizierte User Experience sowohl für Endanwender als auch für Administratoren gewährleisten, auf diesem Weg zu begleiten.